O mapeamento de processos é um serviço que move muitas organizações que buscam uma otimização de suas tarefas, gerando melhor rendimento e maior lucro para a empresa.
O processo consiste em analisar meticulosamente cada etapa exercida por cada funcionário e entender como essas ações interferem no andamento do negócio.
Existem muitos ganhos ao fazê-lo e alguns dos principais são: identificar gargalos, retrabalhos, funcionários ociosos e etapas desnecessárias. O trabalho consiste em três etapas fundamentais explicadas à seguir:
A primeira etapa consiste em muitas entrevistas e anotações, pois é durante essa fase que os trabalhadores serão ouvidos. Ao realizar as entrevistas é importante colher todas as informações sobre o funcionamento geral da empresa, assim como as áreas que a equipe terá o foco.
Após essa coleta, deve-se averiguar e tratar estrategicamente os dados e em seguida, traduzi-los para a linguagem do fluxograma. Feito isso, para finalizar é preciso realizar uma reunião de alinhamento com a equipe e iniciar o mapeamento de fato.
Seguindo para a segunda parte, entra a etapa de modelagem dos processos na plataforma escolhida como, por exemplo, o Bizagi.
Aqui, todas as informações obtidas devem ser transcritas de forma visual, seguindo as regras que atendam ao fluxograma. Nesse contexto, vale ressaltar que essa é uma etapa fundamental do mapeamento. Tudo precisa estar claro para qualquer funcionário que vá consultar o processo consiga executá-lo.
Passando os procedimentos para a plataforma, é preciso conferir se os fluxos estão de acordo com o que foi dito anteriormente. Apenas como uma forma de validação.
Chegando na etapa em que os fluxos estão todos validados pelos funcionários, é preciso realizar uma norma de procedimento. Este é um documento descritivo completo dos processos, de acordo com o que foi mapeado. Estrutura-se uma norma de procedimento para cada uma das áreas desenhadas em fluxograma.
Portanto, a NP descreve em palavras tudo que está modelado. De modo a deixar explicitamente explicado cada detalhe que por muitas vezes fica defasado no fluxo modelado.
Assim, todas as informações ficam registradas formalmente em um documento. O qual possui regras de escrita e também possui uma classificação por códigos.
Uma vez que todas essas fases são cumpridas, conclui-se o processo de mapeamento.
Contudo, isso que eu te contei foi só um macro da situação, pois mapear é uma tarefa desafiadora e cheia de detalhes e justamente por isso é tão importante para a saúde de uma empresa.
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