O que fazer quando as iniciativas programadas da sua empresa não estão atingindo os resultados esperados ou quando tudo parece desorganizado e o seu time fica perdido sem saber o que fazer para bater as metas? O 5W2H pode resolver tudo isso.
Um dos principais motivos para esses problemas, que passa despercebido por muita gente, é a falta de uma boa preparação antes de executar as iniciativas estipuladas pela estratégia. Mas antes de mostrar como resolvê-los com o 5W2H, vamos explicar um pouco sobre essa metodologia.
O que é 5W2H?
Essa ferramenta surgiu com o sistema Toyota de produção e é classificada como uma ferramenta de gestão que auxilia no desenvolvimento de planos de ação para atingir metas. Assim, permitindo que cada novo projeto ou iniciativa tenha uma organização clara e bem definida para uma boa execução.
É uma metodologia utilizada internacionalmente como ferramenta da qualidade total e nada mais é do que 7 perguntas em inglês, 5 começando com a letra “W” e 2 começando com a letra “H”. Com ela você consegue montar um roteiro bem objetivo do que precisa ser feito.
Esta é uma das principais metodologias utilizadas na hora da criação e elaboração de uma Planejamento Estratégico eficaz!
Desse modo, a sigla 5W2H é composta pelas iniciais de algumas palavras do inglês:
- What – O que?
- Why – Por quê?
- Where – Onde?
- When – Quando?
- Who – Quem?
- How – Como?
- How much – Quanto custa?
O 5W2H ajuda muito na execução e sobretudo no controle das tarefas da sua empresa a fim de torná-las o mais claro possível. Logo, quando bem implementado, as dúvidas dão lugar à produtividade. Além disso, a ausência de empecilhos agiliza muito as atividades a serem desenvolvidas e, consequentemente, promove economia de tempo e de recursos. Isso é muito importante em um meio ágil e competitivo, como é o ambiente corporativo.
Além disso, o 5W2H proporciona uma sinergia entre seu time, o que pode ser um importante diferencial estratégico para o seu negócio nos dias de hoje.
Portanto, a metodologia funciona como um mapeamento das atividades, estabelecendo o que vai ser feito, quem vai fazer, em qual período de tempo, em qual área da empresa e os motivos pelos quais a tarefa deve ser feita.
Logo, é necessário saber aplicar o 5W2H para melhorar os resultados, utilizá-lo de acordo com os recursos da sua empresa e identificar em quais áreas e situações pode ser usado.
A metodologia na prática:
Veja a seguir alguns exemplos de situações onde o 5W2H pode ser utilizado.
- Uma ação corretiva de um processo
- Implantação de uma nova etapa
- Contratação de funcionários
- Sistema de melhoria contínua (para montar um fluxo de valor futuro)
- No planejamento da manutenção
- Uma ação de aumento do número de clientes
- Planos para ações estratégicos
Para deixar ainda mais claro como funciona na prática, vamos mostrar abaixo como o 5W2H funciona na criação de um plano de ação estratégico.
Montando seu Plano de Ação com 5W2H
Muitos dizem que Planejamento Estratégico é ter uma visão de futuro bem definida para o seu negócio. Porém isso não adianta em nada se você não tem noção das ações e iniciativas que precisa tomar para fazer com que essa visão se torne realidade.
Dessa forma, é preciso saber definir planos de ação de forma prática e objetiva, ou seja, diferentes iniciativas que estão articuladas com a sua estratégia. Porém, um plano é um roteiro bem detalhado, não é apenas uma frase. Ele mostra quem fará a ação, quando ela será executada, como será executada, entre outras variáveis importantes. E é aí que entra a metodologia 5W2H.
What?
Antes de você se fazer essa primeira pergunta, você precisa ter em mente qual dos seus objetivos esse plano de ação pretende ajudar a alcançar, pois o “what” do 5W2H nada mais é do que “o que será feito” para alcançar esse objetivo. Para isso, é importante escrever esse ponto com verbos no Infinitivo, uma vez que descreve ações a serem realizadas.
Por exemplo, digamos que um dos seus objetivos é “garantir o retorno do cliente”. Um “what” que faria sentido seria “Elaborar e utilizar um cartão fidelidade”. Isto é, você está dizendo que se elaborar e utilizar um cartão fidelidade, você estará dando mais um passo em direção ao seu objetivo, que é garantir o retorno dos clientes.
Why?
Nesta pergunta do 5W2H, você deve responder o porquê executar esse “what” é importante e por que ele vai ajudar a alcançar o objetivo que foi definido.
Utilizando o mesmo exemplo anterior, um “why” que faria sentido seria: “No Brasil, ter clientes naturalmente fiéis à sua marca é muito difícil, pois sempre há um grande número de concorrentes com propostas de valor parecidas com as suas. Portanto, ter uma estratégia de fidelização é necessária.”
Who?
Nesse tópico o principal ponto a pensar é: “Quem vai executar esse plano de ação?” Isto é, quem ou qual departamento/setor/equipe vai ser o responsável pela execução desse “what”.
No exemplo que estamos utilizando, uma opção para este “W” do 5W2H seria o “Gerente de RH”, a “Equipe de Gestão de Pessoas”, ou até mesmo contratar um “freelancer” para executá-lo.
Where?
O “where” do 5W2H quer saber “onde” ação será executada, isto é: “Onde o “what” será realizado?”. Nesse ponto, podemos ter duas interpretações de lugar: ser um lugar físico ou ser em um ponto intangível. Por exemplo, a ação poderia ser realizada “na loja”, um lugar físico, ou poderia ser “na landing page do site”, um ponto intangível.
No caso do nosso exemplo utilizado ao longo desse artigo, o “where” seria em um ponto físico, como “na recepção da loja”.
When?
Chegando no último “W” do 5W2H, temos o “quando”, ou seja: “Quando essa ação será executada?”. É uma pergunta importante porque é preciso saber priorizar as suas ações. Às vezes, faz mais sentido executar uma ação mais fácil depois de uma ação mais difícil e vice-versa.
Uma ferramenta que pode ajudar nessa priorização de Planos de Ação é a Matriz GUT! (Clique na imagem abaixo para ganhar uma planilha GUT gratuitamente!)
How?
Neste tópico do 5W2H, você deve explicar da maneira mais detalhada possível como a ação deve ser realizada, unindo os 5 “W’s” em um só roteiro.
Você pode fazer simplesmente um texto corrido ou pode fazer em esquema de “passo a passo”, o importante é que até mesmo uma pessoa que nunca estudou sobre o assunto da ação proposta consiga realizá-la. Trazendo para nosso exemplo, qualquer pessoa deve consiguir elaborar e utilizar um cartão fidelidade.
How Much?
Esta última pergunta do 5W2H quer saber “Quanto custa a execução desse Plano de Ação?”. Ou seja, quanto a execução da iniciativa vai custar para a empresa.
No nosso exemplo, vamos imaginar que o “who” vai ser um freelancer que cobrou R$500,00 para fazer o layout do cartão fidelidade. Além disso, definimos no “how” que vamos fazer, inicialmente, 50 cartões e o preço de produção de cada 1 é R$1,00.
Dessa forma, temos que o “how much” do nosso plano é de R$550,00. Saber o custo da ação pode servir como uma forma de priorizar planos, ou seja, você pode tentar executar as iniciativas mais baratas e quando o negócio começar a crescer mais, você pode ir para os planos mais caros.
Depois de compreender a importância do 5W2H, você certamente está se sentindo mais preparado para gerir novos projetos. Além disso, a implementação da ferramenta é uma das mais fáceis e traz grandes benefícios para as atividades organizacionais da sua empresa. Por isso, não deixe de utilizá-la em seu dia-a-dia empresarial.
