COMO REALIZAR UMA COMUNICAÇÃO EFICIENTE EM PROJETOS
Muitos Gestores e Gerentes acreditam que uma comunicação eficiente está relacionada ao fato de enviarmos TODAS as informações de um projeto ou trabalho executado para TODOS os participantes envolvidos. (StakeHolders).
Já sabemos que isso não é uma boa prática!
Quando realizamos este tipo de comunicação excessiva e sem critérios de distribuição, acabamos trazendo alguns efeitos colaterais negativos para o projeto, como a banalização das informações por parte da equipe, uma vez que o volume torna quase impossível a análise completa dos dados, e também não podemos desconsiderar o TEMPO, e como consequência direta, o CUSTO, para a equipe inteira gerir toda essa informação.
Abaixo seguem algumas dicas de como Planejar melhor a Comunicação nos seus projetos
1 – Identifique todos os participantes (StakeHolders) e os classifique em grupos de comunicação.
Por exemplo: Um grupo de participantes que estará envolvido com o Gerenciamento de Aquisições (compras) deverá receber os relatórios dos fornecedores, o grupo financeiro da empresa irá receber os relatórios com os índices de performance.
2 – Identifique o melhor CANAL de Comunicação para atingir o seu público.
Devemos planejar o melhor canal de comunicação para atingirmos as pessoas do projeto, de acordo com o interesse de cada parte interessada. Entre os principais canais de comunicações, podemos citar, Emails, Memorandos, Reuniões presenciais, Video Conferências, etc. É responsabilidade e dever do Gerente de Projetos identificar a melhor forma de se comunicar com cada participante do projeto.
3 – Determine a Frequência do envio das informações
Cada grupo de participantes, assim como os tipos de relatórios e documentos deverão ser apresentados com uma frequência regular durante todo o projeto. Cabe ao gerente de projetos, determinar esta periodicidade de acordo com os interesses e envolvimento das partes interessadas.
4 – Crie o Plano de Comunicações do seu Projeto
Crie um documento com seu planejamento para que ele seja usado como guia da comunicação durante todo o seu projeto. Durante o projeto, o GP fica encarregado de validar se o plano está sendo efetivo e se ajustes são necessários.
Tópicos sugeridos no documento:
1 – Participantes do projeto e seus respectivos Grupos de Comunicação;
2 – Quais informações e relatórios cada Grupo irá receber;
3 – A Frequência das comunicações (diárias, semanal, mensal);
4 – O canal por onde as informações serão enviadas. (Email, reuniões, conf calls);
Com um bom plano de comunicações estabelecido, o gerente de projetos conseguirá envolver mais os participantes, aumentando portanto a Probabilidade de Sucesso do trabalho como um todo.
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Este artigo foi redigido e disponibilizado pela Green Rabbit, parceira da CEFET Jr..
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