Você já ouviu falar em mapeamento de processos? Tem noção do quanto essa atividade pode alavancar os resultados de uma empresa?
Antes de entrarmos a fundo nessa discussão, primeiro vamos entender como a falta dessa atividade pode fazer com que seu empreendimento seja extremamente prejudicado.
Sem esse mapeamento, os processos empresariais não ficarão estruturados e o gestor (ou gestores) não terá uma visão ampla e atualizada de sua organização. Logo, ele não conseguirá traçar planos de ação para melhorar as prováveis fraquezas.
Esse é apenas um dos pontos iniciais para a sucessão de erros que poderá ocorrer no futuro. A seguir, listamos 4 maiores erros que uma empresa pode cometer se não tiver seus processos mapeados ou se estes forem implantados de maneira errônea.
1- Pouco envolvimento dos membros da empresa
Em primeiro lugar, deve partir dos gestores a conversa de que haverá mudanças na empresa. Por mais que seja uma atribuição dos superiores, a equipe precisa ficar ciente disso. É de extrema importância que todos os membros da empresa forneçam respostas claras e satisfatórias durante a etapa de coleta de dados. Os trabalhadores que participam de cada processo, são os que melhor conhecem todos os passos que seguem e, além disso, eles que irão trabalhar segundo as novas regras estabelecidas. Com isso, é essencial que ocorra o engajamento de todos.
2- Foco nos processos errados
Muitas vezes os gestores querem mapear todos os processos da empresa e nem sempre isso é necessário. Existem muitos processos que são simples ou abstratos e isso faz com que muito tempo e esforço sejam perdidos. É muito importante que ocorra uma priorização de processo levando-se em conta recursos financeiros, pessoais e/ou tecnológicos para que a melhora ocorra de forma exponencial na causa raiz dos problemas do empreendimento.
3- Implementar mudanças antes de entender todos os processos
O mapeamento de processos é uma atividade para conhecer e entender os processos da empresa. Só deve ser modificado o que é entendido por completo. Deve-se sinalizar onde o processo começa e termina, quem faz parte dele, qual seu tipo, quais atividades são executadas e quais informações são repassadas durante e após sua execução. Dessa forma, o gestor que quiser se precipitar e tentar implementar alguma mudança antes de entender todos esses pontos, terá graves problemas em sua organização.
4- Falta de alinhamento com a estratégia da empresa
Para que todo o trabalho de mapeamento de processos traga resultados, é preciso analisar se o mesmo foi efetivo ou não. Para isso, deve-se definir indicadores de desempenho e metas para os processos, os quais devem estar muito bem alinhados com todo o planejamento estratégico da empresa. Toda essa análise deve ser feita periodicamente para que sejam identificados os problemas e sejam formulados planos de ação para solucioná-los.
Com isso, vemos a importância de entender a fundo sobre mapeamento de processos e como ele pode ser prejudicial se aplicado de maneira incorreta. Para que isso não aconteça, procure o auxílio de consultorias que tenham uma base de conhecimento no assunto, deixando todo o serviço mais simples e com sucesso garantido.
Gostou dessas dicas? Fique atento, pois, semana que vem, iremos disponibilizar um eBook totalmente grátis e exclusivo para download sobre o que é o mapeamento de processos e sua importância.
Nós da CEFET Jr. já realizamos diversos projetos de mapeamento de processos e, com o nosso aprendizado, buscamos gerar conteúdos que possam ajudar nossos clientes a melhorar e controlar seus negócios. Achou interessante? Por que não aplicar na sua empresa?
Caso não tenha tempo para aplicá-la no seu empreendimento, você pode nos pedir uma reunião de diagnóstico totalmente GRÁTIS aqui!
