Uma das características fundamentais de um modelo de negócio escalável é a padronização do produto/serviço. O entendimento e documentação de todos os processos que envolvem qualquer tipo de operação e a otimização dos mesmos também são fundamentais. É sobre isso que vamos falar hoje!
Antes de falarmos de otimização de processos, é necessário que você entenda sobre o mapeamento dos mesmos. Para entender melhor sobre mapeamento de processo, veja esse artigo que fizemos anteriormente: “O mapeamento de processos nas empresas“. Não adianta trabalhar em cima de processos que não são documentados ou padronizados, por isso não pule essa etapa.
Você sente que seus processo não são mapeados ou que existem gargalos produtivos?
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O que é a otimização de processos?
A otimização de processos é uma técnica que usa o mapeamento de processos, a identificação e a eliminação de gargalos produtivos. Assim, é possível gerar vários benefícios para a empresa, aprendendo formas de como aumentar a produtividade e melhorando a gestão de tempo.
Principais ferramentas de otimização
Não adianta encontrar os problemas e não colocá-los em ordem de prioridade para otimizá-los. Por isso, depois de entender sobre o que é a otimização, vamos apresentar algumas das principais ferramentas que usamos para auxiliar na priorização.
A ordem apresentada abaixo está na ordem recomendada, mas não é regra usar dessa forma ou usar todas essas ferramentas.
Matriz GUT
Essa primeira ferramenta é muito utilizada na gestão de tempo. Com ela, as pessoas conseguem priorizar suas tarefas ao longo da semana, levando em conta a gravidade, urgência e tendência daquela atividade.
Pontos da matriz GUT
– Gravidade: É o impacto que uma tarefa gera caso não seja resolvida;
– Urgência: É o fator de tempo. Ou seja, quanto tempo te resta para executar essa tarefa?;
– Tendência: Esse fator indica se o problema tende a piorar com rapidez ou se vai se manter estável, caso não seja resolvido.
Portanto, na otimização de processos vamos usar a GUT para listar os processos com maior necessidade de ser otimizados.
Vamos supor que você mapeou alguns problemas no seu negócio. Por exemplo: atraso na entrega do produto, clientes reclamando da qualidade e reclamações a respeito do preço.
E agora? Qual problema deve ser resolvido primeiro?
A GUT vai te dizer!
Matriz Ishikawa
O Diagrama de Ishikawa é também conhecido como Diagrama:
- Espinha de Peixe;
- Causa e Efeito;
- Dos 6Ms.
O entendimento desse diagrama é bem simples!
Ele tem como objetivo organizar o raciocínio na identificação de causas reais dos problemas que afetam os processos. Ou seja, este diagrama serve para descobrir os fatores que resultam numa situação indesejada na organização.
Veja o exemplo abaixo sobre como funciona a matriz.
Primeiro, iniciamos o processo definindo um problema ou efeito a ser estudado de acordo com a Matriz GUT. Vamos considerar que o problema é o atraso nas entregas.
O primeiro passo é desenhar o Diagrama de Ishikawa de acordo com os 6M’s. Assim, fazer a classificação das causas identificadas fica mais fácil e visual.
Por fim, priorize as causas principais (utilizando ferramenta a seguir) e elabore estratégias e ações para solucionar esses problemas.
Diagrama de Pareto
Agora que você já descobriu quais são as principais causas do seu principal problema, chegou a hora de identificar quais dessas causas merecem sua atenção.
O Diagrama de Pareto, também conhecido como Gráfico 80/20, é uma ferramenta que permite visualizar a frequência com a qual os erros se repetem durante a rotina de produção. Por isso, é possível relacioná-los com as suas possíveis causas.
A ferramenta serve para encontrar elementos suficientes para estabelecer uma comparação entre a repetição das causas e a ocorrência das falhas identificadas.
Por exemplo,
Uma empresa pode ter um total de 10 clientes e um faturamento mensal de cem mil, ao elencar todos os clientes e é possível perceber que dois deles rendem oitenta mil para a empresa. Ou seja, 20% dos clientes são responsáveis por 80% do faturamento. Assim, já está claro onde as estratégias de fidelização tem que estar mais direcionadas para aqueles 20%.
Mas isso não difere de quando ela é usada para listar as causas de um principal problema. Na maioria das vezes, uma pequena parcela de causas vai ser responsável pela maior parte do seu problema.
Além disso, para analisar o gráfico é bem simples. Isso, porque depois de preencher a tabela, ele vai mostrar uma linha de acumulado. Para isso, basta procurar onde essa linha atinge a porcentagem de 80% e depois traçar uma linha vertical para baixo.
Assim, tudo que estiver à esquerda dessa linha, representa as principais causas responsáveis pelo seu problema. Agora você já sabe por onde começar a resolver seu problema!
Logo abaixo está o link de uma planilha com todas essas ferramentas que acabamos de explicar. Para ter acesso, basta clicar na imagem, tirar uma cópia e usar sem moderação!
Depois nos diga o que achou sobre as ferramentas!
