Imagina se existisse uma ferramenta que esclarecesse melhor as etapas do processo, definindo e formalizando diversos fatores que impactam diretamente na execução do trabalho. Seria incrível, não é? Pois bem, essa ferramenta existe e é chamada de SIPOC, sendo a sigla que se refere a Supplier (Fornecedores), Input (Entradas), Process (Processo), Outputs (Saídas) e Customer (Clientes).
O SIPOC atua analisando todos esses fatores, para que seja possível compreender melhor o trabalho executado e atuar em pontos específicos do processo, promovendo uma melhoria contínua. Muito utilizada na metodologia “Seis Sigma”, um conjunto de práticas originalmente desenvolvidas pela Motorola para melhorar sistematicamente os processos ao eliminar defeitos, gera ótimos resultados.
Apesar de ser capaz de identificar problemas complexos, o SIPOC se trata de uma ferramenta bem simples que pode ser construída a partir de uma planilha no Excel, Google Planilhas, ou adjacentes ou até mesmo em um papel.
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Para utilizá-la deve-se preencher os campos e analisá-los buscando possíveis gargalos e problemas que afetam o processo como um todo. A fim de facilitar o entendimento da ferramenta vamos explicar cada um dos fatores do SIPOC, respectivamente.
1. Supplier (Fornecedores)
Quais são os fornecedores do meu processo?
Exemplo: Fornecedor de internet/de materiais/de eletricidade.
Nessa etapa da análise, deve ser feito o mapeamento dos fornecedores.
É importante ressaltar que nem sempre todos os fornecedores da companhia/ empresa vão influenciar no processo que está sendo analisado. Portanto, o que precisa ser ressaltado é que, sendo um processo interno, ou um processo externo você precisará de uma série de materiais e insumos que serão utilizados no trabalho e são os fornecedores desses insumos que devem ser levantados. Afinal eles podem impactar de forma significativa no seu resultado final.
Sendo assim, antes de mapear os fornecedores deve-se pensar:
- Esse fornecedor tem papel importante no final do processo que estou analisando?
- O produto que ele fornece interfere diretamente ou indiretamente nesse processo?
Se sim, mapeie. Se não, deixe-o de lado nesse momento.
2. Input (Entradas)
Nessa etapa é determinada os elementos essenciais para que ocorra o processo. Desse modo, no momento de incluir as entradas, é necessário que sejam adicionadas todas informações, dados, materiais e recursos indispensáveis para iniciar corretamente o sistema. Contudo, é importante selecionar os insumos com cuidado, pois eles podem afetar gravemente o resultado final.
Logo, quando for listar todas as entradas, deve-se pensar:
- Quais são as minhas principais entradas para essa ação?
- Essa informação é realmente necessária para que o meu processo possa ser realizado?
Quais são as entradas? O que faz meu processo iniciar?
Exemplo: Pedidos do Site/Pedidos Balcão
3. Process (Processo)
Nessa fase é mapeado todas as ações que devem ser realizadas no processo, seguindo a ordem de ações a serem feitas. Essa é a etapa responsável em ocorrem as transformações de entradas em saídas, assim, os processos devem ser definidos em relação a seu início, o seu término e as etapas que se desenrolam durante sua execução.
Dessa forma, é necessário nomear cada tarefa. Uma dica ao anunciar cada atividade é iniciar com um verbo no infinitivo.
Assim, para identificar essas ações, é importante pensar:
- Quais são os passos necessários para realizar esse processo?
- Qual é a ordem dessas ações?
O que o processo faz?
Exemplo: Fabricar Pizzas/Fabricar Calzones
4. Outputs (Saídas)
Esse ponto representa o resultado que é entregue no fim do processo analisado, sendo considerada a etapa de maior interesse do cliente.
Com o produto final, é possível identificar com clareza a função dessa atividade. Além disso, a partir dessa resposta, pode-se analisar os indicadores de eficácia e qualidade, pontos de melhoria que podem ser trabalhados nesse sistema.
Logo, após a saída entregue, deve-se refletir:
- Esse é o resultado esperado?
- Essa atividade está cumprindo com função corretamente?
- Tem algum ponto no processo que pode-se melhorar?
O que o processo entrega?
Exemplo:Pizzas/Calzones
5. Customer (Clientes)
Esse tópico é referente a pessoa a quem vai ser entregue as saídas do processo, assim determinando também qualificará a eficiência do mapeamento para o seu negócio. O cliente pode ser tanto interno quanto externo, porém ele representa o destino final do processo.
Para quem entrega?
Exemplo: Processo de entrega/Cliente final
Agora que você já conhece o significado de cada parte da matriz SIPOC, é hora de entender qual o caminho mais eficiente para preenchê-la. Desse modo, o fluxo mais eficaz de preenchimento do SIPOC, é seguindo a ordem:
- Preencher o O: Quais saídas sua atividade entrega?
É sempre bom começar mapeando as saídas. É mais intuitivo para as pessoas saberem (e se lembrarem) do que elas entregam do que das atividades que elas realizam.
- Preencher o C: Quem consome essas saídas?
- Preenche o I: Quais entradas você recebe?
- Preencher o S: Quem te manda essas entradas?
- Preencher o P: Como essas entradas se transformam em saídas? O que você faz?
( – aqui normalmente não detalhamos mais do que 5 passos)
Finalizando
Por fim, ao usar a matriz SIPOC de forma adequada, é possível entender rapidamente quais são as entradas, saídas, clientes e fornecedores do processo como um todo. Feito isso, é possível analisar de forma cirúrgica onde pode estar ocorrendo possíveis erros ou falhas que estão afetando o produto final, que é entregue para o cliente.
Quando o cliente está satisfeito com um produto ou serviço, bem como, com o atendimento de uma marca ele compra mais e com maior frequência. O que por sua vez resulta em um aumento significativo nas vendas e no faturamento de uma organização. Além disso, em um mundo em que a experiência do cliente é cada vez mais importante, é crucial obter uma melhoria contínua do processo para a realização de um produto ou serviço que satisfaça as necessidades e expectativas do cliente.
