A eficiência se define como a capacidade de obter uma maior quantidade de saídas/produtos (outputs), utilizando a menor quantidade de recursos/entradas (inputs). Para maximizá-la, é essencial que essa gestão dos recursos (materiais, humanos, tecnológicos etc) seja feita da forma mais organizada possível, um dos desafios que pode ser alcançado pela gestão de processos, que você vai poder aprender sobre neste artigo.
Hoje em dia, as organizações precisam ter agilidade nos seus processos e na resolução de problemas, característica que transformou a administração e a gestão. Dessa forma, as empresas buscam iniciativas para mudanças, sejam nos processos ou nas rotinas de trabalho, a fim de achar gargalos e melhorar a execução das atividades. Entretanto, elas quase nunca chegam a ser implementadas e, quando são, seus resultados dificilmente são avaliados de forma clara e objetiva. O foco da qualidade e da melhoria não parte apenas da competência e da vontade dos profissionais, mas de uma série de fatores estratégicos que contribuem de fato para a mudança. Deve-se sempre pensar na pergunta “Como podemos melhorar?” e, desse modo, encontrar o caminho para se alcançar os resultados desejados, ou seja, o método adequado de gerir processos.
A gestão por processos surge como uma metodologia consolidada, tanto na iniciativa privada como nas organizações públicas, que busca alcançar melhores resultados através de otimizações nos processos da empresa. Desempenhada por todos os colaboradores e de forma contínua, envolve conhecer, analisar, mudar e monitorar as rotinas de trabalho. Por isso, é necessária a conscientização e a mobilização de todos os envolvidos. Esse modelo de gestão é mais ágil, eficiente e consegue esclarecer melhor as funções e responsabilidades, o que permite especializações nas mesmas. Somado à isso, a metodologia, quando executada da maneira correta, é capaz de direcionar a organização no cumprimento de sua missão institucional.
O Mapeamento dos processos organizacionais é uma técnica geral utilizada por empresas para entender de forma clara e simples como uma unidade de negócio está operando, representando cada passo de operação dessa unidade em termos de entradas, saídas e ações. A notação utilizada para a modelagem das etapas de cada atividade é a BPMN (Business Process Modeling Notation) onde é possível visualizar de forma simples e intuitiva cada passo para realizar um determinado processo do empreendimento.
Para aplicar esse tipo de metodologia num empreendimento de maneira certa, devemos sempre pensar no nível de conhecimento dos colaboradores sobre os procedimentos que executam, facilitar a difusão do conhecimento dos processos e organizar as responsabilidades dos cargos, visando:
- Aumento da qualidade em produtos e serviços;
- Racionalização, simplicidade e padronização dos processos;
- Automação e segurança;
- Alinhamento com a estratégia corporativa;
- Redução do ciclo de tempo;
- Controle através de indicadores;
- Documentar e comunicar os processos de trabalho;
- Definir as responsabilidades de cada cargo nas rotinas e processos.
O desenvolvimento dessa gestão cria um ambiente favorável à formação da direção e base de conhecimento, que são patrimônios fundamentais para uma organização que busca pelo controle, pela eficiência e pela excelência operacional. É necessária uma conscientização dentro da esfera corporativa para que a informação seja colocada como prioridade, pois é um recurso tão valioso ou ainda mais do que a grande maioria dos outros tipos de recurso. Todo processo de criação, organização, armazenamento e utilização do conhecimento desenvolvido pelos participantes são facilitados através de um reconhecimento de padrões, bastante utilizado na inteligência artificial e mais facilmente implantado através da gestão por processos.
A Gestão por Processos constitui uma das áreas de conhecimento da CEFET Jr. Consultoria. Achou interessante? Por que não estabelecer essa gestão no seu empreendimento e torná-lo mais eficiente? Já realizamos diversos projetos de mapeamento e buscamos gerar conteúdos que impactem o empreendimento de nossos clientes. Peça uma reunião de diagnóstico GRÁTIS aqui!
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